HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE VERENIGING PENSIONADOSS

Zoals vastgesteld na overleg met Organon&Co / MSD en bekrachtigd op de
Algemene Leden Vergadering van 14 september 2022

VERENIGINGSJAAR

Artikel 1
Het verenigingsjaar valt samen met het kalenderjaar, behoudens dat het eerste verenigingsjaar eindigt per ultimo december tweeduizend en twaalf (2012).

LIDMAATSCHAP – INTRODUCTIE

Artikel 2
a. Gewone leden:

Gewone leden kunnen zijn diegenen die:

• vanuit hun dienstverband formeel met (pre)pensioen zijn gegaan bij het voormalige Organon, Diosynth, Schering-Plough (SP) of bij MSD te Oss.
  
• met (pre-) pensioen zijn gegaan vanuit een functie bij Akzo Pharma, Organon Teknika (per 01-01-1990) of Akzo Nobel Nederland, welke is voorafgegaan door een langjarig dienstverband bij Organon/Diosynth en waarbij de laatst betrokken functie zich richtte op de ondersteuning van de genoemde werkmaatschappij(en).
• hun dienstverband hebben beëindigd wegens gebruikmaking van de toen geldende VUT regeling, of vanwege langdurige ziekte.
  
  

Buitengewone leden kunnen zijn diegenen die de 60-jarige leeftijd hebben bereikt en die:

• in de periode 2006 – 2012 werkzaam waren bij Organon/Diosynth/SP/MSD en door omstandigheden buiten hun eigen invloedssfeer hun dienstverband beëindigd zagen en zich nog steeds nauw verbonden en betrokken voelen bij Organon/Diosynth, hun dienstverband hebben beëindigd wegens gebruikmaking van de toen geldende VUT regeling, of vanwege langdurige ziekte.
• In uitzonderlijke gevallen kan er besloten worden na overleg tussen de MSD/Organon directie en het bestuur van de vereniging, iemand die niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet, toch buitengewoon lid te laten worden van de vereniging.

c. Ereleden:

Op voordracht van het bestuur kan de Algemene Leden Vergadering (ALV) iemand tot erelid benoemen.

• Een erelid heeft alle rechten van een gewoon lid.
  

1. Het bestuur beslist over de toelating van een lid na een daartoe ontvangen schriftelijk verzoek.
   
2. Bij afwijzing door het bestuur kan de betrokkene beroep instellen bij de ALV.
3. Van de inschrijving als lid geeft het bestuur kennis aan de betrokkene.
4. Door zijn toetreding tot de vereniging treedt een lid in de rechten en onderwerpt het zich aan de verplichtingen welke voortvloeien uit de bepalingen van de Statuten en van het Huishoudelijk Reglement.

1. Zij die hun lidmaatschap wensen op te zeggen, geven daarvan schriftelijk kennis aan het bestuur met een opzeggingstermijn van tenminste een maand voor het einde van het verenigingsjaar.
2. Degene wiens lidmaatschap om welke reden dan ook eindigt, verliest alle aan het lidmaatschap verbonden rechten.

1. Een lid dat op een of andere wijze handelt in strijd met de bepalingen van de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement, dan wel de belangen van de vereniging schaadt, kan door het bestuur worden geroyeerd.
2. Het bestuur zal aan een lid dat naar zijn oordeel moet worden geroyeerd, daarvan - onder opgave van het ten laste gelegde - schriftelijk mededeling doen en dat lid in de gelegenheid stellen zich mondeling of schriftelijk te verantwoorden.
3. Indien het betrokken lid, als bedoeld in lid a en b van dit artikel, niet binnen veertien dagen na verzending van de in lid b bedoelde mededeling gebruik maakt van de hem geboden gelegenheid zich te verantwoorden, dan wel het bestuur - nadat het betrokken lid zich heeft verantwoord - de mening blijft toegedaan dat de royering op haar plaats is, zal het bestuur tot royering overgaan.
4. Van de royering wordt het betrokken lid schriftelijk in kennis gesteld.
5. Een geroyeerd lid heeft het recht beroep tegen de opgelegde royering aan te tekenen bij de eerstvolgende ALV, mits het betrokken lid het bestuur hiervan binnen veertien dagen na de verzending van de in lid d bedoelde kennisgeving schriftelijk op de hoogte heeft gebracht.
6. Degene die geroyeerd is, kan slechts na rehabilitatie door de ALV, wederom lid van de vereniging worden.

BESTUUR

Artikel 6

De leiding van de vereniging, het beheer der geldmiddelen, de uitgifte van mededelingen, de uitvoering van besluiten van de ALV, alsmede de naleving en handhaving van de Statuten en van het Huishoudelijk Reglement, is opgedragen aan het bestuur.

Artikel 7

1. Het bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en bestuursleden, van wie de functie in onderling overleg tussen de bestuursleden nader wordt bepaald.
2. Het bestuur wordt door de algemene ledenvergadering gekozen.
3. De voorzitter wordt door de algemene ledenvergadering gekozen in functie.
4. Het bestuur wijst uit zijn midden de secretaris en de penningmeester aan en bepaalt de functies van de bestuursleden.
Jaarlijks treden twee leden van het bestuur af.

5. De aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar.
6. Van de voorzitter/secretaris/penningmeester treedt slechts één persoon per jaar af.
7. Gezamenlijk aftreden van alle bestuursleden kan slechts geschieden op een buitengewone algemene ledenvergadering. Staande de vergadering zal dan een nieuw bestuur worden gekozen.
8. Bij tussentijds aftreden of blijvende ontstentenis van een bestuurslid is het bestuur bevoegd een der leden te belasten met de tijdelijke waarneming der vacature tot de volgende algemene ledenvergadering.

Artikel 8

1. De voorzitter, bij zijn ontstentenis een daartoe door hem aangewezen bestuurslid, leidt de vergadering en zorgt voor de handhaving van de orde. Hij/Zij is bevoegd naar eigen inzicht een vergadering te schorsen, op te heffen of te verdagen. Hij regelt en verdeelt de bestuurswerkzaamheden.
2. De secretaris beheert het archief en is belast met het voeren van de correspondentie. Hij/Zij is verantwoordelijk voor het maken van de notulen van alle vergaderingen. Hij stelt het jaarverslag op.
3. De penningmeester is belast met de inning van contributies, bijdragen en andere ontvangsten en het voeren van de administratie van de geldmiddelen. Hij/Zij regelt de uitgaven in overleg met de andere leden van het bestuur. Hij is verantwoordelijk voor het geldelijk beheer en stelt over dat beheer een verslag op voor de jaarvergadering. De penningmeester is gemachtigd om betalingen te doen tot een maximum van € 500,-. Bedragen boven deze limiet vereisen accordering van de voorzitter, zoals uitgedrukt door zijn handtekening op de betreffende betaling. Ook houdt hij de ledenadministratie bij, in nauw contact met het bestuurslid/IT ondersteuning.
4. De werkzaamheden van de overige bestuursleden worden door het bestuur in onderling overleg vastgesteld.

ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV)

Artikel 9

1. Behalve de algemene ledenvergadering (ALV) als bedoeld in artikel 9 van de Statuten kan het bestuur - zo vaak als het zulks noodzakelijk of wenselijk acht - een ledenvergadering uitschrijven.
2. Aan het met redenen omklede schriftelijk verzoek van ten minste vijf leden tot het beleggen van een ALV dient het bestuur gevolg te geven. Blijft het bestuur in dezen langer als vier weken in gebreke, dan hebben de verzoekers het recht zelf deze ALV uit te schrijven.

Artikel 10

1. De ALV wijst op voorstel van het bestuur twee leden en een plaatsvervangend lid aan als commissie belast met de controle van het geldelijk beheer (kascontrolecommissie).
Deze commissie treedt jaarlijks af. Slechts één van de twee commissieleden is voor het daaropvolgende jaar herkiesbaar.

2. De commissie brengt tijdig voor de ALV aan het bestuur verslag uit van haar bevindingen. Dit verslag wordt op de ALV bekend gemaakt.

Artikel 11

1. Op de agenda van de ALV moeten de volgende punten voorkomen:
   1. Vaststelling van de notulen van de vorige ALV.
   2. Verslag van de voorzitter over het door het bestuur in het afgelopen jaar gevoerde beleid;
   3. Jaarverslagen van de secretaris en de penningmeester, alsmede het verslag van de in artikel 10 genoemde commissie;
   4. Bestuursverkiezingen;
   5. Benoeming van een nieuwe kascontrolecommissie als bedoeld in artikel 10;
   6. Vaststellen contributie;
   7. Rondvraag.
2. Andere dan in lid a van dit artikel genoemde punten kunnen door het bestuur op de agenda worden geplaatst, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek van tenminste vijf leden. Ook voor de agenda van een gewone ledenvergadering kan een groep van ten minste vijf leden punten inbrengen.
   
3. Verzoeken van leden als bedoeld in lid b moeten het bestuur ten minste twee weken voor de datum waarop de vergadering wordt gehouden, hebben bereikt, behoudens spoedgevallen.
   
4. De agenda van een algemene ledenvergadering wordt tegelijk met de oproep voor die vergadering aan de leden toegezonden.

1. Een ALV kan slechts voor de vereniging bindende besluiten nemen, indien ten minste vijf procent van het totale aantal leden van de vereniging en bovendien tenminste drie bestuursleden aanwezig zijn.
   
2. Indien het in het eerste lid genoemde quotum niet aanwezig is, wordt uiterlijk veertien dagen daarna een oproep voor een nieuwe ALV verzonden. Deze ALV dient binnen dertig dagen na de datum van oproeping te worden gehouden. De besluiten waarvoor tijdens de desbetreffende ALV onvoldoende quotum aanwezig was en waarvoor een nieuwe ALV wordt gehouden, zullen daarop ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden bij gewone meerderheid van stemmen kunnen worden genomen.

1. Een lid dat verhinderd is een algemene ledenvergadering bij te wonen, kan zich door een ander lid laten vertegenwoordigen. De daartoe strekkende machtiging moet voor de aanvang van de vergadering bij het bestuur worden ingeleverd. Een lid kan ten hoogste voor twee andere leden als gemachtigde optreden.
   
2. Ieder aanwezig lid tekent op de vergadering de presentielijst, een gemachtigde tekent namens het lid dat, c.q. de leden die hij vertegenwoordigt.

1. Activiteiten van de Vereniging (ALV/Voorjaarsbijeenkomst, Kerst-/Nieuwjaarsbijeenkomst) worden gefinancierd door Organon&Co/MSD.
2. De hoogte van de contributie voor gewone en buitengewone leden wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld.
3. De gewone en buitengewone leden geven aan de penningmeester een machtiging tot automatische incasso van de jaarlijkse contributie.
4. De contributie wordt in januari via een automatische incasso op de rekening van de vereniging bijgeschreven.
5. Over de aanvaarding van de giften en legaten beslist het bestuur , dat in de eerstvolgende ALV over de betrokken beslissing verantwoording aflegt.
6. Ereleden zijn vrijgesteld van de betaling van contributie.
7. Gewone en buitengewone leden die door ouderdom, ziekte of anderszins niet meer aan activiteiten van de vereniging kunnen meedoen hoeven geen contributie te betalen. Dit ter vaststelling door het bestuur.

1. Alle leden hebben stemrecht.
2. Behoudens het bepaalde in de artikelen 13 en 14 van de Statuten en artikel 23 van het Huishoudelijk Reglement dient een besluit, wil het bindend zijn, te zijn genomen bij volstrekte meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.

1. Voor alle te vervullen plaatsen in het bestuur stelt het bestuur - zo mogelijk - kandidaten.
2. De leden hebben eveneens het recht kandidaten te stellen. Een opgave daartoe moet, ondertekend door ten minste vijf leden, uiterlijk een dag voor de aanvang van de ALV waarin in de vacatures zal worden voorzien, worden ingediend bij het bestuur.

1. Indien voor een functie in het bestuur niet meer dan één kandidaat is gesteld, wordt deze door de algemene ledenvergadering gekozen verklaard. Indien voor een bestuursfunctie verscheidene kandidaten zijn gesteld, is diegene direct gekozen die bij de eerste stemming ten minste de helft plus één van het aantal geldig uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd.
2. Indien herstemming nodig is, vindt deze plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de hoogste aantallen uitgebrachte geldige stemmen op zich heeft verenigd. Indien bij herstemming de stemmen staken, beslist het lot.

1. Over personen wordt op de ledenvergaderingen, indien gewenst, schriftelijk gestemd door middel van ongetekende stembiljetten; over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij het bestuur een schriftelijke stemming nodig acht.
2. Ter bepaling van het aantal uitgebrachte geldige stemmen tellen ongeldige en blanco uitgebrachte stemmen niet mee.

De Vereniging is op generlei wijze, op welke grond dan ook, aansprakelijk voor enige schade die een lid door welke oorzaak dan ook lijdt hetzij gedurende welke activiteiten van de Vereniging, hetzij in enigerlei andere hoedanigheid of relatie jegens de vereniging.

WET BESTUUR EN TOEZICHT RECHTSPERSONEN (WBTR)

Artikel 20

Taakomschrijving bestuursleden

• Voorzitter: Stelt vergaderdata vast in overleg met bestuursleden en zit voor tijdens de bestuursvergaderingen. Vertegenwoordigt alleen, of samen met één of meer bestuursleden, de vereniging in contact/overleg met derden.
• Secretaris: Verzorgt de notulen van de bestuursvergaderingen. Heeft, al dan niet samen met andere bestuursleden, contact/overleg met derden. Beheert een volledig archief van de verslagen van de bestuursvergaderingen en andere relevante documenten.
• Penningmeester: Verzorgt alle financiële aspecten van de vereniging (betalingen, jaarstukken, begrotingen en ledencontributies).
• ICT deskundige: Verzorgt de leden administratie in samenwerking met de penningmeester. Beheert de website van de vereniging en stuurt de centrale e-mailberichten aan de leden uit.
• Leden (2): Neemt zo nodig deeltaken van de andere bestuursleden over met name bij de organisatie van ALV/Voorjaarsbijeenkomst, Kerst-/Nieuwjaarsborrel en Lustrumviering.

Vervanging bestuursleden Bij tijdelijke afwezigheid van één van de bestuursleden (door b.v. ziekte of langdurige verplichtingen elders) worden zijn/haar taken overgenomen door één of meer van de andere bestuursleden. Afhankelijk van de duur van de afwezigheid zal gezocht worden naar een nieuw bestuurslid ter volledige vervanging. Eventueel in combinatie met een herverdeling van taken binnen het nieuw aangevulde bestuur.

ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)

Artikel 22

• Alle door de leden verstrekte gegevens worden verwerkt in een Excel document de z.g. Ledenlijst. Mutaties worden door de penningmeester en het ICT bestuurslid uitgevoerd. De gegevens worden bewaard zolang de betreffende persoon lid is van de vereniging.

• De ledenlijst wordt intern gebruikt voor de jaarlijkse contributie incasso en voor het uitsturen van e-mails, nieuwsbrieven, uitnodigingen en personeelsbulletins.
• Indien een bijeenkomst intern bij Organon&Co/MSD is, wordt een lijst met de namen van de aangemelde deelnemers ALV verstrekt aan de Bewakingsdienst.

• Er worden geen gegevens aan andere partijen verstrekt, anders dan na toestemming van de ALV.

• Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens tegen onrechtmatige verwerking te beschermen, zo zijn bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
• Alleen het bestuur van PensionaDOss kan van gegevens kennis nemen; zij is gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Op alle systemen wordt gebruik gemaakt van gebruikersnaam en wachtwoord en van beveiligingssoftware.
• Er worden back-ups gemaakt van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

• Leden hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die ontvangen zijn. Tevens kan bezwaar gemaakt worden tegen de verwerking van persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft ieder lid het recht om de verstrekte gegevens te laten overdragen aan het lid.
• Foto’s Voor het maken en publiceren van foto’s en ander beeldmateriaal van de leden van PensionaDOss is toestemming van betrokkenen vereist. Op de bijeenkomsten wordt aan de leden toestemming gevraagd deze te publiceren op de website zonder verdere aanduiding.

PensionaDOss beschikt als verantwoordelijke over persoonsgegevens van de leden die verzameld zijn bij de aanmelding als lid van PensionaDOss met als doel haar leden te informeren over zaken betreffende de vereniging PensionaDOss en het innen van contributie.

PensionaDOss en haar leden zijn op de hoogte van de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” inclusief de meldplicht ‘Datalekken’ en zullen zich gezamenlijk inspannen om aan de wettelijke eisen te voldoen. Dit houdt onder meer in dat persoonsgegevens geheim worden gehouden en niet aan derden worden doorgegeven.

Gebruik van beeldmateriaal en/of (persoonlijke) data van de website door derden is niet toegestaan en/of voor andere doeleinden zonder nadrukkelijke en schriftelijke toestemming van het bestuur van PensionaDOss.

Voor de vereniging PensionaDOss worden de gegevens bijgehouden die op het aanmeldingsformulier door het lid zelf zijn verstrekt: naam, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en IBAN nummer. Ook foto’s en ander beeldmateriaal van een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkene (lid) maken deel uit van persoonsgegevens.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 23

1. Tot verandering van het Huishoudelijk Reglement kan slechts worden besloten door een daartoe bijeengeroepen ALV.
2. Een voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement is aangenomen, indien tweederde van het aantal uitgebrachte geldige stemmen zich voor het voorstel uitspreekt.
3. Aangenomen wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement treden onmiddellijk in werking, tenzij het bestuur anders besluit.

Aldus vastgesteld in de ALV te Oss op 14-09-2022 Voorzitter